檔案室電子檔案管理中的注意事項

檔案室電子檔案管理中的注意事項 1電子檔案的特點優勢分析 電子檔案的特點及優勢是相對傳統紙質檔案而言的。傳統紙質檔案在管理工作中所存在的問題包括:其一,檔案整理工作量大,需投入較大的人力物力,管理效率低下;其二,紙質檔案在保存時間和備份上都存在明顯弊端
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檔案室電子檔案管理中的注意事項

1電子檔案的特點優勢分析
  電子檔案的特點及優勢是相對傳統紙質檔案而言的。傳統紙質檔案在管理工作中所存在的問題包括:其一,檔案整理工作量大,需投入較大的人力物力,管理效率低下;其二,紙質檔案在保存時間和備份上都存在明顯弊端;其三,傳統紙質檔案數量巨大且龐雜,在查閱、修改、填寫時存在諸多不便;其四,紙質檔案在保存上相對繁瑣,易造成資源浪費。
  針對傳統紙質檔案的劣勢,電子檔案明顯具有諸多優勢,具體包括:其一,電子檔案不受存儲空間的限制,受自然條件的影響也相對較小;其二,電子檔案管理工作中可以發揮信息技術的優勢,大量節約了人力物力;其三,電子檔案備份簡便,在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優勢;其四,電子檔案依托互聯網的便捷,可以實現信息資源共享,具有方便快捷,提升管理效率等優勢。
  當前電子檔案是檔案業發展的主要趨勢,雖然電子檔案相比紙質檔案有很多優勢,但在檔案原始性、真實性、以及法律憑證效益等方面,傳統的紙質檔案仍更占據優勢。
  2電子檔案在管理中可能遇到的問題
  2.1對電子檔案管理的認識不足
  雖然電子檔案在近些年發展勢頭迅猛,但總體而言它還是屬于一種新鮮事物,相關配套制度發展并沒有完全成熟,加之一些單位對電子檔案管理的重視程度不足,沒有對檔案室進行足夠多的配套投入,導致檔案室電子檔案管理工作的發展一直較為緩慢,缺乏有實質性的管理突破。
  2.2電子檔案自身的管理問題
  電子檔案與傳統的紙質檔案存在非常明顯的差異,這也給檔案管理工作帶來了很多新問題,例如,檔案信息的安全性問題、電子檔案的存儲和保管問題、網絡自身的安全性問題、電子檔案與傳統紙質檔案的處本文由畢業論文網http://www.rubcby.tw收集整理理問題、電子檔案的軟硬件問題等等。其中很多是新出現的問題,與傳統的檔案管理存在差異,因此在問題解決方法上也不能一概而論。
  2.3檔案管理人員的管理水平問題
  新時期的檔案管理特點給檔案管理人員提出了新的要求,然而結合實際情況來看,很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊,能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問。一些檔案管理人員對電子檔案的認識不夠,或不具備信息化管理的能力,沒有及時更新自身的業務知識儲備,導致電子檔案的優勢得不到有效發揮。
  3加強檔案室電子檔案管理的措施建議
  3.1加強制度建設,提高對檔案管理工作的重視程度
  檔案在每個單位都占非常重要的地位,因此想加強檔案室電子檔案管理工作,首先,要提高對電子檔案管理工作的認識,特別對領導干部的重視,通過加大投入形成由上至下的管理合力,提高檔案管理工作的嚴肅性及部門的權威性;其次,要建立科學全面的電子檔案管理制度,檔案室的電子檔案管理主要是對電子文件進行分類、編目并制作備份,便于使用查詢,因此結合電子檔案的管理特點,必須要完善電子檔案的管理標準,明確檔案管理部門的權利、義務、職責,對檔案操作程序流程進行規范,建立一定的檔案管理責任制度和監督制度,提高工作人員的責任意識,為實現動態化管理打好基礎;最后,考慮到檔案室的服務性質,還應該積極協調好檔案室與領導、各業務部門及檔案使用者等相關各方的關系,為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅實的基礎。
  3.2檔案室電子檔案管理的技術措施
  3.2.1電子檔案硬件管理及保管
  電子檔案易受溫度、磁場等多方因素影響,存貯內容具有不穩定性,同時文件本身易受電腦病毒攻擊破壞,因此除了要在檔案室設置專門的保管區域,還行配備安全性較高的電腦設備,因此需要結合檔案室的實際情況,對檔案管理軟件進行科學的選擇,既要保證穩定性,還要保證兼容性,例如,使用一次性寫入光盤,具有較高的穩定性和只讀性。保管時注意控制溫度、濕度、做好防塵、防蟲、防震等工作。
  3.2.2做好數據備份恢復工作
  數據備份恢復主要是針對電子檔案特點,利用技術手段來保障檔案信息安全的策略。在進行備份時,可以通過雙備份制來同時實現封存與借閱。考慮到網絡安全問題,需建立數據備份和恢復系統,保障檔案室的各項關鍵信息在出現意外時可以對信息進行恢復。
  3.2.3加強檔案室網絡安全管理
  首先,要為檔案室安裝殺毒軟件,建立防火墻,通過這些基本的安全措施保障檔案室網絡安全,避免電子檔案受到攻擊;其次,可以通過驗證用戶信息等手段對網站進行多層加密,對檔案的訪問或閱讀設置權限,積極采用密匙管理,保證檔案的真實性和原始性;最后,做好文件的安全監控工作,在推進紙質檔案數字化的過程中,基于安全性考慮,采用“雙軌制”歸檔法,發揮電子檔案優勢的同時不忽視紙質檔案的作用。
  3.3加強檔案管理人才隊伍的建設,提升檔案管理人員的綜合素質
  電子檔案的管理與傳統的檔案管理存在很大差異,這是給新時期的檔案管理人才提出的更高要求。首先,檔案管理人員除了要具備原有扎實的檔案管理業務能力外,還要對以計算機為代表的信息技術有較為全面的掌握,能夠適應電子檔案管理所帶來的新發展、新變化,除了需要有關單位加強對管理人員的教育培訓,檔案管理人員自身也要積極主動的去學習、融入、提高;其次,電子檔案管理工作對檔案管理人員的綜合素質也提出了新要求,檔案管理人員除了要具備較高的職業道德素養和廉潔作風外,還需結合電子檔案管理工作的特點,具備良好的責任意識,網絡安全意識,風險意識,保密意識等;最后,新時期的檔案室電子檔案管理工作發展變化飛快,這種變化一方面提升了對檔案的需求,另一方面也對傳統思想、制度、模式等造成了巨大變革,這就需要檔案室的管理工作人員樹立創新精神與創新意識,推動電子檔案管理的創新發展。
  4結論
  綜上所述,電子檔案管理工作是一項系統且復雜的內容,電子檔案在給傳統檔案業帶來巨大突破,也給檔案管理工作提出了新的要求,帶來了新的挑戰。在新時期的時代背景下,檔案管理工作的信息化發展是一種必然趨勢,而作為檔案室的檔案管理人員,要深入認識并積極適應電子檔案所帶來的新變化,明確電子管理管理中可能出現的新問題及注意事項,有針對性的加強管理電子檔案管理,推動檔案管理水平的發展邁向一個新高度。 轉載請注明來源。原文地址:http://www.rubcby.tw/html/dangan/20171012/7267810.html   

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